Bentuk dan Jenis Surat
Bentuk dan Jenis Surat. Surat
adalah salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan
informasi dari satu pihak (orang, instansi, atau organisasi) kepada
pihak lain (orang, instansi, atau organisasi). Fungsi surat adalah sebagai berikut. Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan, permohonan, buah pikiran, gagasan, Alat bukti tertulis, misalnya: surat perjanjian, Alat untuk mengingat, misalnya: surat yang diarsipkan, Bukti historis, misalnya: surat yang bersejarah, Pedoman kerja, misalnya: surat keputusan dan surat perintah. Adan beberapa format surat yang kita kenal saat ini.
Format Surat
Sebagai
sarana tertulis, surat memiliki format penulisan, terutama surat resmi
atau dinas. Dengan adanya format surat, penulisan surat menjadi teratur,
bagian-bagian surat tidak ditulis sembarang melainkan ditempatkan
sesuai ketentuan. Bentuk penulisan surat atau format surat yang lazim
dipergunakan ada 5 bentuk, yaitu :
- bentuk lurus penuh (full block style)
- bentuk lurus (block style)
- bentuk lekuk (indented style)
- bentuk setengah lurus (semiblock style)
- bentuk paragraf menggantung (hanging paragraph)
Bentuk
setengah lurus atau semiblock style terdapat dua jenis, yaitu bentuk
Indonesia lama (versi a) dan bentuk Indonesia baru (versi b).
Berdasarkan pengamatan dalam pemakaian bentuk surat, surat-surat resmi
Indonesia lama banyak menggunakan format versi a, sedangkan surat-surat
resmi Indonesia baru menggunakan format versi b. Dalam kaitan dengan
format surat, Pusat Bahasa dalam kegiatan surat-menyurat sehari-hari
melazimkan format setengah lurus versi b. Dan, Pusat Bahasa menganjurkan
kepada masyarakat, melalui penyuluhan bahasa Indonesia di berbagai
instansi, penyuluhan bahasa Indonesia melalui telepon atau melalui
surat, untuk menggunakan format setengah lurus b karena ini dianggap
lebih efisien dan lebih menarik.
Jenis-jenis Surat
1. Surat Pribadi
Surat
pribadi adalah surat yang dipergunakan untuk kepentingan pribadi. Isi
surat berhubungan dengan urusan pribadi. Contohnya surat seorang anak
kepada orang tuanya atau surat kepada teman. Ciri-ciri surat pribadi
seperti berikut.
- Tidak menggunakan kop surat/kepala surat
- Tidak menggunakan nomor surat
- Salam pembuka dan penutup surat bervariasi
- Penggunaan bahasa bebas, sesuai dengan keinginan si penulis surat.
- Format surat bebas
2. Surat Resmi
Surat resmi
ialah surat yang dipergunakan untuk kepentingan yang bersifat resmi,
baik yang ditulis dari perseorangan, instansi, lembaga, maupun
organisasi. Contohnya: surat undangan, surat pemberitahuan, dan surat
edaran. Ciri-ciri surat resmi, seperti berikut.
- Menggunakan kepala surat jika yang mengeluarkannya adalah lembaga atau organisasi
- Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
- Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim atau resmi, seperti: Assalamualikum, dengan hormat, hormat kami
- Menggunakan bahasa dengan ragam resmi atau baku
- Menggunakan cap/stempel jika berasal dari sebuah organisasi atau lembaga resmi
- Penulisan surat mengikuti format surat tertentu (tidak bebas)
3. Surat Dinas
Surat dinas
ialah surat yang dipergunakan untuk kepentingan pekerjaan, tugas dari
kantor, atau kegiatan dinas. Surat ini berasal dari instansi atau
lembaga baik swasta maupun negeri. Contoh: surat tugas, surat perintah,
memorandum, dan surat keputusan. Surat dinas yang berifat perseorangan
ialah surat lamaran pekerjaan, surat permohonan izin, dan surat
permohonan cuti. Ciri-ciri surat dinas, seperti berikut.
- Menggunakan kop/kepala surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan
- Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
- Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku atau resmi, seperti : dengan hormat, hormat kami
- Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
- Menggunakan cap/stempel instansi atau kantor pembuat surat
- Format surat tertentu.
Penggunaan
Bahasa dalam Surat Sebagaimana yang telah dijelaskan di atas bahwa
penggunaan bahasa di dalam surat bergantung pada jenis pemakaian surat
dan tujuan surat. Untuk surat pribadi, penggunaan bahasa bersifat
subjektif, bergantung pada keinginan si penulisnya dan kepada siapa
surat ditujukan. Begitu pula dengan surat pribadi yang bersifat resmi
seperti surat lamaran pekerjaan, surat permohonan izin, dan cuti.
Meskipun bersifat pribadi, tapi karena ditujukan kepada sebuah instansi
atau perusahaan tentu penulis harus menggunakan bahasa yang resmi dan
formal.
4. Surat Lamaran Pekerjaan
Surat
lamaran pekerjaan dapat ditulis tangan atau diketik. Adakalanya suatu
perusahaan atau instansi tertentu mensyaratkan secara khusus agar surat
lamaran yang dikirimkan pelamar ditulis tangan atau diketik. Kalaupun
surat lamaran pekerjaan akan ditulis tangan, tulisan tersebut hendaknya
jelas, mudah dibaca, dan rapi. Surat yang ditulis seperti itu akan
memudahkan orang yang membacanya.
Bagian surat lamaran pekerjaan sebagai berikut.
- Tempat dan tanggal penulisan surat
- Perihal
- Alamat surat
- Salam pembuka
- Pembuka surat
- Tujuan surat lamaran pekerjaan
- Identitas pelamar
- Penutup surat
- Tanda tangan dan nama jelas pelamar
- Jika ditulis tangan, tulislah sendiri di atas kertas bergaris dengan menggunakan kertas berkualitas baik.
- Jika diketik, gunakan kertas HVS dengan jarak pengetikan 1 spasi. Bersih, tidak boleh ada coretan, bekas hapusan, tip ex, dan koreksian. Sifatnya optimistis, artinya si pelamar akan mampu bekerja dengan baik.
- Sapaan yang digunakan dalam surat lamaran, yaitu “ibu” atau “bapak”, dan tidak disarankan menyapa dengan kata”Saudara”/”Anda”.
Selain itu, bahasa surat lamaran pekerjaan harus memenuhi aturan sebagai berikut.
- Bahasa yang digunakan sopan dan simpatik.
- Kalimat yang digunakan efektif dan komunikatif.
- Menggunakan bahasa yang baku dan ejaan yang tepat.
- Surat lamaran pekerjaan dapat dibuat setelah calon pelamar mendapat informasi adanya lowongan pekerjaan di perusahaan atau instansi tertentu. Informasi itu dapat diperoleh, baik melalui media massa atau media audio visual. Selain itu, ada juga surat lamaran pekerjaan yang dibuat atas inisiatif dari calon pelamar sendiri.
5. Surat Undangan
Undangan
berasal dari kata dasar “undang” dan akhiran “an”. Undang berarti
panggil. Mengundang berarti memanggil atau mempersilakan datang.
Undangan adalah kata benda yang berarti orang yang dipanggil atau
dipersilakan datang untuk hadir pada waktu, hari, tanggal, tempat yang
sudah ditetapkan dalam undangan.
Surat undangan merupakan suatu penghormatan kepada orang yang diundang. Bentuk dan susunan surat undangan hendaknya disusun semenarik mungkin, jelas isinya dan dikirimkan tepat waktu agar yang diundang dapat mempersiapkan untuk memenuhi undangan tersebut. Dengan demikian, surat undangan adalah surat pemberitahuan akan adanya suatu acara/kegiatan pertemuan, upacara dengan harapan agar penerima undangan dapat hadir pada waktu dan tempat yang telah ditetapkan.
Surat undangan merupakan suatu penghormatan kepada orang yang diundang. Bentuk dan susunan surat undangan hendaknya disusun semenarik mungkin, jelas isinya dan dikirimkan tepat waktu agar yang diundang dapat mempersiapkan untuk memenuhi undangan tersebut. Dengan demikian, surat undangan adalah surat pemberitahuan akan adanya suatu acara/kegiatan pertemuan, upacara dengan harapan agar penerima undangan dapat hadir pada waktu dan tempat yang telah ditetapkan.
1. Bagian-Bagian Surat Undangan (resmi)
a. Kepala Surat
- nama badan usaha,
- alamat badan usaha,
- nomor telepon,
- kotak pos,
- identitas lainnya,
- tanggal surat,
- nomor yang ditujukan/alamat dalam.
b. Isi Surat
- salam pembuka
- alasan,
- hari dan tanggal,
- waktu,
- tempat,
- acara.
c. Penutup/Kaki Surat
- nama badan usaha,
- jabatan,
- nama jelas
Perkataan “edaran” berasal dari kata dasar “edar ” yang berarti berputar
atau berotasi. Surat edaran disebut juga sirkuler yang berarti surat
tersebut dikirim kepada berbagai pihak yang bentuk dan isinya
sama. Surat edaran adalah surat pemberitahuan tertulis yang ditujukan
kepada pejabat/pegawai. Surat edaran ini berisi penjelasan mengenai
sesuatu hal, misalnya kebijakan pimpinan, petunjuk mengenai tata cara
pelaksanaan, atau suatu peraturan perundang-undangan.
Macam surat edaran:
- Surat edaran pemerintah, yaitu adanya pemberitahuan kepadas eluruh rakyat Indonesia yang bersifat nasional. Misalnya:(1) edaran tentang perayaan hari besar nasional (2) edaran tentang sensus penduduk (3) edaran tentang Pemilu
- Surat edaran dari instansi pemerintah adalah pemberitahuan dan penjelasan tentang pelaksanaan peraturan di lingkungan instansi tersebut. Misalnya, Departemen Pendidikan dan Kebudayaanmembuat edaran tentang: (1) petunjuk kenaikan kelas (2) petunjuk UAS, penetapan waktu ujian serta penentuan pelaksanaan ujian dan petunjuk penilaian ujian serta petunjuk kelulusan ujian.
- Surat edaran dari perusahaan, terdiri atas :(1) Surat edaran khusus adalah surat pemberitahuan sesuatu yang ditujukan untuk satu lingkungan tertentu(2)Surat edaran umum adalah suratedaran untuk memperkenalkan jasa perusahaan dan hasil produk dari keseluruh lapisan masyarakat / khalayak.
Categories:
Bahasa indonesia,
pendidikan
0 komentar:
Posting Komentar