Menulis Surat Resmi
Menulis
Surat Resmi. Berdasarkan isinya, surat dibedakan atas surat pribadi,
surat dinas, dan surat niaga. Surat pribadi berisi masalah pribadi
penulis, baik yang ditujukan kepada perorangan maupun kepada instansi
tertentu. Surat dinas atau sering pula disebut surat resmi berisi
masalah kedinasan, baik yang dibuat oleh perusahaan, organisasi
pemerintah, maupun perorangan. Surat resmi adalah surat yang dibuat
oleh badan atau lembaga yang bersifat resmi. Sedangkan surat niaga
berisi masalah bisnis atau perniagaan. Ciri-ciri surat resmi antara
lain sebagai berikut :
- Menggunakan kepala surat jika yang mengeluarkannya adalah lembaga atau organisasi
- Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
- Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim atau resmi, seperti: Assalamualikum, dengan hormat, hormat kami
- Menggunakan bahasa dengan ragam resmi atau baku
- Menggunakan cap/stempel jika berasal dari sebuah organisasi atau lembaga resmi
- Penulisan surat mengikuti format surat tertentu (tidak bebas)
Jenis-jenis
surat resmi antara lain : Surat Dinas, Surat Keputusan, Surat Perintah,
Surat Tugas, Surat Pengantar, Surat Kuasa, dan Surat Pengumuman. Untuk
bentuk-bentuk surat silahkan klik di sini.
1. Kepala surat (Kop Surat)
2. Tanggal surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal atau perihal surat
6. Alamat
7. Salam pembuka
8. Isi
9. Salam Penutup
10. Pengirim surat (Status/jabatan, tanda tangan, nama jelas)
11. Tembusan
1. Kepala Surat
Kepala surat
yang lengkap terdiri atas (1) nama instansi, (2) alamat lengkap, (3)
nomor telepon, (4) nomor kontak pos, (5) alamat kawat, dan (6) lambang
dan logo. Nama instansi ditulis dengan huruf kapital. Alamat instansi,
termaksud di dalamnya telepon, kontak pos, dan alamat kawat (jika ada)
ditulis dengan huruf awal kata kapital.
Contoh:
Tanggal
surat ditulis lengkap, yaitu nama kota, tanggal ditulis dengan angka,
bulan ditulis dengan huruf, dan tahun ditulis dengan angka. Setelah
angka tahun tidak diikuti tanda baca apapun, seperti tanda titik, tanda
koma, titik dan garis hubung.
Contoh : Semarang, 5 Januari 2012
3 Penulisan Nomor Surat, Lampiran Surat, dan Perihal
Kata Nomor,
Lampiran, dan Perihal diawali huruf kapital dan diikuti tanda titik dua.
Penulisan kata Nomor, Lampiran, dan Perihal dapat disingkat menjadi
No., Lamp., dan Hal.,
- Nomor surat dan kode dibatasi garis miring, tanpa spasi, dan tidak diakhiri tanda baca apa pun.
- Penulisan nomor dan kode surat tidak harus dibatasi garis miring, tetapi dapat pula dibatasi tanda titik atau tanda hubung. Demikian pula, isi kode surat tidak harus dengan huruf, tetapi dapat pula dengan angka.
- Kata Lampiran ditulis jika ada yang dilampirkan. Jika tidak ada, kata Lampiran tidak ditulis. Jumlah barang ditulis dengan huruf jika satu atau dua kata dan dengan angka jika lebih dari dua kata. Awal kata ditulis dengan huruf kapital dan tidak diakhiri dengan tanda baca lain.
- Kata Perihal diikuti tanda titik dua dan pokok surat diawali dengan huruf kapital tanpa diakhiri tanda baca lain. Pokok surat harus menggambarkan isi surat.
Dalam
penulisan alamat surat terdapat dua macam bentuk. Bentuk yang pertama
adalah alamat yang ditulis di sebelah kanan atas di bawah tanggal surat
dan bentuk yang kedua adalah alamat yang ditulis di sebelah kiri atas
dibawah bagian Hal atau sebelum kata pembuka. Penulisan
alamat surat di sebelah kiri atas itu lebih menguntungkan daripada di
sebelah kanan atas karena kemungkinan pemenggalan tidak ada hingga
alamat yang panjang pun dapat dituliskan. Alamat dalam surat tidak
menggunakan kata "Kepada". Berikut ini contoh penulisan alamat surat.
Yth. Kolonel Sangad Mujianto
Jalan Rajawali 56
Bandungan
Semarang
5. Salam
Dalam
penulisan surat terdapat dua buah salam, yaitu (1) salam pembuka dan (2)
salam penutup. Penulisan kedua bentuk salam itu merupakan awal dalam
berkomunikasi antara penulis surat dan penerima surat.
- Salam pembuka lazim ditulis di sebelah kiri di bawah alamat surat, di atas kalimat pembuka isi surat. Salam penutup lazim ditulis di sebelah kanan bawah.
- Salam pembuka yang lazim digunakan adalah ungkapan dengan hormat
Dengan hormat,
Salam sejahtera,
Saudara.....,
Saudara.....yang terhormat,
Ibu ........ yang terhormat,
Bapak .....yang terhormat,
Salam Pembuka Khusus
Assalamu Alaikum wr.wb,
Salam Pramuka,
Salam perjuangan,
Merdeka,
Salam penutup yang lazim digunakan adalah ungkapan hormat kami, hormat saya, salam takzim, dan wasalam.
Secara garis
besar isi surat terbagi atas tiga bagian, yaitu bagian pertama
merupakan paragraf pembuka, bagian kedua merupakan paragraf isi, dan
bagian ketiga merupakan paragraf penutup.
- Paragraf pembuka berisi pemberitahuan, pertanyaan, atau permintaan.
- Paragraf isi berisi maksud penulisan surat.
- Paragraf penutup merupakan simpulan dan kunci isi surat. Di samping itu, paragraf penutup dapat mengandung harapan penulis surat atau berisi ucapan terima kasih kepada penerima surat.
Nama pengirim surat ditulis di bawah salam penutup. Tanda tangan diperlukan sebagai keabsahan surat dinas.
Contoh :Kepala Sekolah
Drs. Doni Suwondo
NIP 197101251988041005
8. Tembusan Surat
Kata tembusan yang ditulis dengan huruf awal kapital (Tembusan) diletakkan disebelah kiri pada bagian kaki surat, lurus dengan nomor dan hal, serta sejajar dengan nama penanggung jawab surat. Tulisan tembusan disertai dengan titik dua (:) tanpa digarisbawahi.
Tembusan:
1. Direktur Pemilihan Badan
2. Kepala Bagian Pengiriman
3. Drs. Sarjono
Download PPT (Power Point) Presentasi
Lampiran Ukuran surat dinas.rar 2.39 MB
Categories:
Bahasa indonesia,
pendidikan
0 komentar:
Posting Komentar