Menulis Notula Rapat

MENULIS NOTULA RAPAT

Rapat merupakan peristiwa penting dalam organisasi. Oleh karena itu, peristiwa tersebut perlu dibuat dokumentasi secara tertulis yang disebut Notula. Notula (KBBI: Notulen Notula) adalah catatan hasil rapat atau diskusi mulai dari awal sampai akhir secara lengkap sampai pada keputusan-keputusan. Jadi, setiap selesai melaksanakan rapat atau diskusi, sekretaris menyusun laporan yang disampaikan kepada pihak-pihak lain yang terkait, misalnya pejabat, penyandang dana, atau sponsor.
Notula rapat merupakan dokumen autentik yang penting dari pelaksanaan rapat atau diskusi. Oleh karena itu, notula rapat harus ditulis dengan menggunakan ragam bahasa baku. Kata dan kalimat yang dipilih dalam notula harus baku, singkat, isinya jelas dan padat, tetapi lengkap.
Orang yang menulis notula disebut notulis. Notulis harus mampu mendengar, mengutip atau meringkas, mencatat pokok-pokok pembicaraan dari peserta rapat. Dengan demikian, catatan yang dibuat akan bersifat objektif. Diusahakan orang yang dijadikan notulis adalah orang yang paham mengenai hal-hal yang dibicarakan dalam rapat. Notulis harus dapat menulis hal-hal yang dianggap penting dan harus dapat mengikhtisarkan pembicaraan seseorang yang panjang menjadi ringkas. Selain itu, notulis harus mampu bekerja dengan cepat dan rapi.
 
Fungsi notula rapat adalah sebagai berikut.
1.       Dokumen autentik jalannya rapat.
2.       Sebagai sumber informasi.
3.       Alat bukti pelaksanaan rapat.
Unsur-unsur yang terdapat dalam notula rapat adalah sebagai berikut.
1.       Nama instansi atau lembaga yang menyelenggarakan rapat (identitas).
2.       Judul atau tema rapat.
3.       Sifat rapat: rapat rutin, rapat istimewa, rapat berkala, dan sebagainya.
4.       Tujuan rapat.
5.       Hari dan tanggal pelaksanaan rapat.
6.       Waktu (pukul) diselenggarakannya rapat.
7.       Tempat diselenggarakannya rapat.
8.       Nama dan jabatan pemimpin rapat.
9.       Nama dan jabatan notulis rapat.
10.   Daftar hadir peserta (dalam lampiran).
11.   Susunan acara rapat.
12.   Jalannya rapat.
13.   Tanda tangan pemimpin rapat, notulis, dan pejabat yang mengesahkan.
Pada dasarnya tidak ada format notula rapat yang baku. Namun, notula rapat harus lengkap dan dikemukakan dengan menggunakan bahasa Indonesia yang baku dan memperhatikan kelaziman penggunaan format tertentu.
 
Bagian-Bagian Notula / Notulen memiliki beberapa bagian. Dalam hal ini bagian-bagian notulen dalam rapat resmi.
• Kepala Notulen
Sama halnya dengan surat resmi, dalam notulen resmi terdapat kepala notulen yang berisi alamat instansi tempat diadakannya rapat.
• Judul Notulen
Bagian ini mencakup judul rapat yang bersangkutan. Contoh, rapat yang membahas tentang diadakannya kegiatan lomba antar kelas atau class meeting, maka judul notulen dapat ditulis,” NOTULEN RAPAT CLASS MEETING “, Judul rapat penting dicantumkan untuk mengetahui jenis rapat apa yang telah dilaksanakan.
• Waktu Pelaksanaan Rapat
Bagian ini mencakup hari, tanggal, serta jam dilaksanakannya rapat.
• Tempat Pelaksanaan Rapat
Berisi tentang tempat diadakannya rapat tersebut. Misal di Ruang OSIS SMAN 1 Sewon.
• Susunan Acara
Bagian ini berisi susunan kegiatan rapat tersebut, dimulai dari pembukaan hingga penutup.
• Hasil Rapat
Hasil rapat berisi tentang beberapa keputusan yang telah dimufakati dalam rapat tersebut, dapat berisi tentang persetujuan hasil rapat pada umumnya seperti kesimpulan, susunan kepanitiaan, usulan para peserta rapat, dan jadwal kegiatan. Tergantung kepada jenis rapat yang dilaksanakan.  
Contoh:
 
PEMERINTAH KOTA YOGYAKARTA
DINAS PENDIDIKAN
SMA NEGERI 2 YOGYAKARTA   
Jln.  Sidobali 1 Muja-muju Telepon  (0274) 513493 Fax (0274) 580207 Yogyakarta
NOTULA RAPAT
SEKOLAH MENENGAH ATAS NEGERI 8 YOGYAKARTA
A. Sifat rapat                                                      : Rapat dinas
B. Tujuan rapat                                                 :Menjelaskan peranan sekolah dalam mewujudkan masa depan bangsa.
C. Hari dan tanggal pelaksanaan rapat   : Kamis, 05 Desember 2012
D. Pukul                                                               : 08.00 s.d. 10.00 WIB
E. Tempat diselenggarakannya rapat     : Ruang AVA SMAN 8  YOGYAKARTA
F. Nama dan jabatan pemimpin rapat    : Mulyati, M. Hum. (Wakasek ur. kurikulum)
G. Nama dan jabatan notulis rapat           : Hermanto, M.Hum. (Guru)
H. Daftar hadir peserta                                 : (Dalam lampiran)
I. Susunan acara rapat                                   :
1.       Pembukaan
2.       Penjelasan pokok masalah
3.       Diskusi (pembahasan dan usul/ saran/ pendapat)
4.       Acara lain-lain
5.       Kesimpulan
6.       Penutup
7.       Doa
J. Jalannya rapat
1.       Pembukaan
Rapat dimulai pukul 08.00 dengan bacaan salam oleh Mulyati, M.Hum.
2.       Penjelasan pokok masalah
Bapak Drs. Munjid Nur Alamsyah, M.M. selaku kepala sekolah mengucapkan salam dan terima kasih kepada guru-guru yang telah datang. Kepala sekolah menyatakan bahwa rapat ini sangat penting karena beliau akan menjelaskan peranan sekolah dalam mewujudkan masa depan bangsa. Oleh karena itu, program inti tahunan sekolah, kegiatan awal semester, dan pembagian tugas guru harus mengacu pada misi peranan sekolah dalam mewujudkan masa depan bangsa.
Lebih lanjut kepala sekolah menjelaskan sebagai berikut.
a.       Program inti, yakni program tahunan sekolah adalah melaksanakan kurikulum baru secara optimal untuk meningkatkan proses dan hasil pembelajaran siswa.
b.       Kegiatan awal semester, misalnya membuat persiapan mengajar yang baik bagi setiap guru dikembangkan bersama forum MGMP.
c.       Pembagian tugas guru sedapat mungkin mendapat beban yang relatif sama. Apabila jam mengajarnya tidak terlalu banyak, guru tersebut akan diberi tugas tambahan yang relevan.
d.       Kepala sekolah sangat menekankan setiap guru bekerja dengan sebaik-baiknya, berdiskusi apabila ada masalah, dan berkonsultasi dengan kepala sekolah.
3.       Diskusi (pembahasan dan usul/ saran/ pendapat)
a.       Bapak/ Ibu guru yang mengajukan usul
1.       Dra. Sri Wahyuni
Dra. Sri Wahyuni mengusulkan agar forum diskusi mingguan guru dihidupkan kembali karena forum tersebut sangat bermanfaat.
2.       Aloysius Raharja, S. Pd.
Aloysius Raharja, S. Pd. menyatakan bahwa bagaimana kalau siswa ikut dilibatkan dalam perencanaan pembelajaran di setiap awal semester. Dengan demikian, siswa diharapkan lebih merasa memiliki semangat dalam mengikuti pelajaran.
3.       Drs. Dwi Kusmargono
Drs. Dwi Kusmargono mengusulkan agar program budaya membaca-berpikir-meneliti-menulis diadakan di sekolah. Program itu akan berdampak positif terhadap pembelajaran dan guru-guru bertanggung jawab mengoordinasikan program tersebut.
b.       Tanggapan Drs. Munjid Nur Alamsyah, M. M. (Kepala sekolah)
Drs. Munjid Nur Alamsyah, M. M. memberikan tanggapan terhadap berbagai usul Bapak/ Ibu guru sebagai berikut.
1.       Semua usul yang disampaikan akan ditanggapi satu per satu.
2.       Usul yang diajukan oleh Dra. Sri Wahyuni disetujui kepala sekolah dan akan diadakan setiap hari Sabtu setelah pelajaran terakhir.
3.       Usul yang disampaikan oleh Aloysius Raharja, S. Pd. juga menarik dan akan ditindaklanjuti. Dengan demikian, akan diadakan rapat dua minggu lagi dengan agenda membahas hal tersebut bersama siswa.
4.       Usul Drs. Dwi Kusmargono sangat disetujui oleh kepala sekolah dan Drs. Bambang Widodo ditugaskan untuk mengembangkan program tersebut.
4.       Acara lain-lain
Acara lain-lain tidak ada.
5.       Kesimpulan
Sebelum rapat ditutup, pemimpin rapat membacakan keputusan rapat (kesimpulan) sebagai berikut.
a.        Diskusi mingguan guru dihidupkan kembali setiap hari Sabtu setelah pelajaran terakhir.
b.        Siswa dilibatkan dalam penyusunan program pembelajaran dan sifatnya tidak wajib.
c.        Program budaya membaca-berpikir-meneliti-menulis menjadi program penting di sekolah.
6.       Penutup
Rapat ditutup pukul 10.00 WIB dengan bacaan salam oleh Mulayati, M.Hum.
7.       Doa
Pembacaan doa dilakukan oleh Solihin, S. Ag.
                                                                                                                                05 November 2012
Pemimpin Rapat                                                                                                                   Notulis Rapat
Mulyati, M.Hum.                                                                                                                    Hermanto, M.Hum.
NIP 12345678910                                                                                                                NIP 111213141516
                                                                                               
Mengesahkan,
Kepala SMAN 8 YOGYAKARTA
                                                                         Drs. Munjid Nur Alamsyah, M. M.
                                                                         NIP 171819202122
 
 
 source 1 2

0 komentar:

Poskan Komentar